Toute entreprise est amenée à utiliser différents outils et logiciels, certains étant spécifiques à son activité. Une agence web aura par exemple besoin de logiciels graphiques tandis qu’un magasin devra avoir un outil pour gérer ses stocks.
De manière globale, l’entreprise va utiliser différentes solutions complémentaires pour la gestion de son activité, quelle qu’elle soit : CRM pour la gestion clients et le marketing, logiciel de facturation la comptabilité, logiciel RH pour administrer son personnel…
Focus sur ce type de solution et les différents avantages qu’elle propose pour les collaborateurs, les managers et l’entreprise de manière générale.
Un accès facilité à l’information
Le premier point fort de ce type d’outil va être de centraliser les informations relatives au personnel. En effet, chaque collaborateur apporte avec lui tout un tas de données liées à sa vie dans l’entreprise : date d’arrivée, type de contrat, poste occupé et fonctions, rémunération, compétences et certifications… Autant d’informations que va stocker le logiciel RH et qui pourront être retrouvés simplement et rapidement.
Il sera ainsi facile de retrouver une information précise ou l’ensemble des éléments concernant un collaborateur. Plus besoin de fouiller dans vos innombrables échanges de mails ou dossiers informatiques. La solution RH centralise tout !
À noter que ce type de logiciel est modulable et adaptable. Selon la taille de votre entreprise, vous pourrez choisir d’octroyer certains accès aux personnes concernées. Concrètement, cela permettra par exemple à un collaborateur d’effectuer sa demande de congé ou transmettre un justificatif directement via cet outil.
Plus d’autonomie pour les salariés
En pouvant accéder à leur espace personnel quand ils le veulent, vos collaborateurs sont beaucoup plus autonomes pour consulter ou transmettre des informations relatives à leur poste en entreprise. Passer par un outil RH auquel ils auront certains accès permettra de davantage les responsabiliser, mais aussi les rassurer. Ils sauront qu’ils pourront par exemple télécharger leurs bulletins de salaire, consulter la date de leur entretien annuel ou encore connaître leurs jours de congé restants, le tout en parfaite autonomie.
L’information transitera de manière plus fluide et plus transparente. Aussi, vos collaborateurs se sentiront plus libres de pouvoir accéder aux informations qui les concernent et apprendront facilement à gérer leur espace personnel. Un moyen pratique d’acquérir de l’autonomie, mais aussi de renforcer la confiance entre l’entreprise et ses collaborateurs.
Un archivage automatisé
Chaque entreprise est tenue d’archiver chaque année plusieurs documents tout en s’assurant d’en garantir l’accès si besoin de consultation. Il s’agit là d’une obligation légale qu’il est donc obligatoire d’honorer.
Grâce à un logiciel RH performant, l’ensemble des documents relatif aux ressources humaines de l’entreprise sera facilement consultable à tout moment. Si votre entreprise fait l’objet d’un contrôle, vous serez en mesure de fournir rapidement les bonnes pièces justificatives concernant vos salariés.
De quoi mieux organiser sa gestion de ressources humaines au quotidien, et aussi de manière plus sereine.
Cet archivage numérique est également pratique d’un point de vue administratif. Si par exemple, l’un de vos collaborateurs quitte l’entreprise, il devra y récupérer un certain nombre de documents à fournir à Pôle emploi ou son futur employeur. Grâce à l’historique et la traçabilité que propose une solution RH, il sera plus simple que jamais de retrouver les différents nécessaires sur le plan administratif.
Un précieux gain de temps et d’énergie
Avec une interface intuitive, des accès spécifiques et la centralisation des informations, vous verrez que vous gagnerez un temps précieux pour gérer vos ressources humaines. Et vous ne serez pas le seul ! Vos collaborateurs eux-mêmes vont gagner du temps en pouvant transmettre et retrouver une information en seulement quelques clics.
Plus besoin de nombreux échanges de mails, à attendre que la bonne pièce jointe lui soit transmise, voire à devoir redemander tel ou tel document… L’espace personnel de chaque collaborateur permet de consulter tout ce dont il a besoin. Du temps gagné, mais aussi moins de fatigue dépensée, voire moins d’agacement, puisque le risque d’erreur est minimisé. Après tout, qui n’a jamais envoyé un mail sans la pièce jointe ou avec une mauvaise pièce jointe ?
Un outil à adapter selon vos besoins
Enfin, autre avantage du logiciel RH : il s’adapte selon la taille et le secteur d’activité de votre entreprise. Pour ce faire, de nombreux outils fonctionnent sous forme de modules. Il vous suffit alors de choisir ceux les plus pertinents et adapter votre outil au fur et à mesure que votre entreprise évolue !